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イベントの来場者をおもてなしする、最初の場所とは

皆さんこんにちは。

今回はイベントにおける「受付」についてご紹介したいと思います。「演出進行」を強みとしている弊社ですが、運営業務における「受付」でのこだわりやおもてなしについてもお伝えできればと思います。

なぜ受付なのかは…最後にお伝えさせていただきたいと思います。

弊社の運営業務については、こちらもご覧ください!

「受付」という配置について

さて、皆さんはイベントの「受付」にどのようなイメージをお持ちでしょうか?

運営業務には、受付以外に各所誘導業務、コンテンツ運営、控室管理、出演者管理…など。考慮しなくてはいけない配置がたくさんありますが、「受付」はその中でも特に重要な配置であると思います。

まず基本的な「受付」業務としてはご招待者や来場者が受付に到着後、

 

①ご本人様チェック:お名前を伺い、リストと照合・チェック

②受付済みエビデンスの付与:ネームプレートや配布物などをお渡し

③受付後順路のご案内:お席、控室など移動先をご案内

④受付状況の全体共有

 

というフローをたどります。

フローを文字に起こすと簡単そうに見えるかもしれません。しかし、実は受付業務を完遂するには多くの過程やポイントを踏まえる必要があります。

イベント「受付」設置までの準備・対策

まず会場の下見を実施します。そして、受付はどこに設置するべきなのか、来場者導線の想定及び計画、滞留した場合の待機列作成場所などを確認し、実施計画書を作成します。その後、関係各所との要望整理や具体的業務内容の整理を経て、運営マニュアルを作り上げていきます。運営マニュアル内には来場者の受付導線計画、人員配置、受付フローだけでなく、使用する受付備品や配布物詳細なども反映します。

そして、イベント当日は「受付」に入るスタッフさんへの立ち振る舞い、所作、言葉使いについて事前レクチャーすることはもちろん、ロールプレイングを実施して運営マニュアル通り業務が行えるか、担当するスタッフの自身の業務についての理解度チェック、イレギュラーが起こった際の対応や情報伝達のエスカレーションを確認していきます。

このような業務が予期せぬ事態へのリスクヘッジとなり、トラブルの回避、そしてイベントの成功へ導く一歩となります。

ここで私が担当したイベントを1つご紹介させて頂きます。

開式10分前の受付ラッシュ

先日、某企業主催のスポーツ大会開催に伴い、出場選手を招いた前夜祭が開かれました。約80名のご招待者を2窓口で受付する計画の元、私は受付統括を担当いたしました。

受付開始から開式までの時間は30分間。

ところが、受付開始から10分経過しても受付者数は全体の2割ほどでした。

何故かと疑問を感じていたところ、電車に遅延が発生していることが分かりました。開式前後にご招待者が一気に殺到することが予想されました。

私は現状の2窓口ではご招待者をお待たせしてしまい、また開式時間にも影響を来してしまう可能性が高いと判断し、誘導のポジションに入っていたスタッフと遊軍のスタッフに対して、一時的に受付を4窓口に増設する配置転換を行いました。

別配置からの急な変更となりますが、来るべき受付のラッシュに対して、必要最低限の業務レクチャーと、私が思う「受付」業務において大切なことを伝え、備えました。

開式10分前。

予想通り、ご招待者が一気に到着しました。

ですが、窓口を増設していたのでご招待者をお待たせすることなくご案内できました。そして、定刻通りの開式に成功しました。クライアントからは臨機応変に対応してくれて助かったと御礼の言葉をいただきました。

 

受付はイベントへの導入口

ご招待者や来場者が会場に到着後、まず目指すのは「受付」です。

映画館ならチケット売り場、ホテルならフロントのように、イベントを行う際も必ず「受付」を通過するように運営計画は作成され、「受付」はそのイベントへの導入口になります。

その導入口が機能せず、来場者を不要にお待たせしてしまったり、不明確な案内をしてしまったり、配布物の不備等があった場合、楽しみにご来場いただいたイベントへの期待感を導入口で奪ってしまうことになります。

最後に、冒頭で述べた、「なぜ受付なのかは…」の理由についてですが、

「受付」こそが、来場者をまず初めにおもてなしする、イベントの「顔」だからです。そして、イベントの「始まり」でもあると考えています。

交通機関の遅延の結果、通常よりも迅速な受付業務が求められましたが、そんな際にも業務の質は落とさず、スムーズかつ丁寧に、そして何よりも笑顔でおもてなしを行い、最高の「始まり」をお届けすることを意識的に取り組みました。

今回は運営業務についてお話しました。

私たちは進行だけでなく運営業務についてもこだわりや現場力を発揮できます。安全・快適に現場運営ができるプランニング、状況に応じて最善のプランを瞬時に判断し、冷静に対応できるスタッフが、あなたのイベントを成功に導きます。

あなたと一緒に、最高のものを作り上げさせてください!

 

Written by R.S

イベントの受付

概要

日程
1日間
会場
ホテル宴会場
担当業務
受付業務

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