Works

実績紹介

展示会

オンライン展示会の『要』、事務局業務のポイント

<この記事のポイント>

・展示会 出展事務局の業務内容について

・結果がなかなか出ない中、冷静に問題点を分析し、いかに成功へと結びつけたか

・結局は人あってこそのイベント

 

イベントには様々な種類があり、様々な業務があります。

その広範な業務の一つに「事務局業務」というものがあります。ホームページのクレジット欄に「○○事務局」などと書かれているのを見たことがないでしょうか。これはキャンペーンや展示会などで、各種の連絡や問合せなどに対応するオフィス機能のことです。オリンピックや国際博覧会などの大規模イベントでは、ビルを丸ごと使用する場合もあります。また、オフィス内の一角にテーブルを1台置いて運用する、数人程度の事務局もあります。今回は弊社が運用した、あるオンライン展示会の、出展事務局業務についてご紹介します。

オンライン展示会とは

オンライン展示会とは、その名の通りオンライン上で開催される展示会です。出展者がオンライン上にブースを展開し、そこで展示や商談、最新技術を駆使した仮想体験(メタバース)等を行うイベントです。昨今のコロナ禍の中、オンライン展示会が数多く開催されるようになっています。今まで展示会といえば、東京ビックサイトや幕張メッセなど、都市部の大型展示場でリアル開催されることが多かったですが、オンライン展示会であれば、遠方の方や海外の方でも気軽に参加することができます。

 

オンライン展示会の写真

展示会 出展事務局の業務内容とは

展示会(リアル開催)の出展事務局では主に出展者向けの連絡調整を行います。加えて今回弊社は、出展者募集も行いました。このオンライン展示会は初めての開催でした。主催者様は、本当に出展者が集まるのか不安に思われていました。

出展者募集は、最近でこそメールやSNS広告の利用など手法が多様化していますが、基本は電話による誘致が中心となることが多いです。皆様も突然知らない番号から、勧誘の電話がかかってきた経験があると思います。そんなとき、どうされますか?

ほとんどの場合はお断りをされるのではないかと思います。もちろん展示会のテーマに応じて、ある程度ターゲットを絞った上で電話をかけています。それでもお断りをされることがほとんどです。

しかし断られても地道に架電し続け、少ないチャンスをものする必要があります。

 

最高のスタッフと伸びない出展社数

今回は、特におもてなしや心配りに長けたスタッフをキャスティングしました。弊社ではキャスティング部門も設けております。スキルや経験に加えて心配りといった人間性も踏まえて採用を行っています。

弊社のキャスティングについてはこちらもご覧ください。

実際にスタッフの心配りやおもてなしについては、クライアントからも高い評価を得ていました。何度もお電話をしているお客様からは名前を憶えていただいていたりと、信頼も得ていました。

しかし、なぜか出展社数がなかなか伸び悩む状況が継続しておりました。

徹底的な分析で見えてきた課題

そこで、各スタッフの電話内容や架電・作業内容について細かな分析を行いました。架電した際の対応内容を録音して架電内容の確認や分析を徹底致しました。

すると、ある一つの問題が浮かび上がりました。それは架電にかかっている時間でした。

一日の架電数の目標を設定していたのですが、架電目標数の半分にも足りていませんでした。架電数は一つの大きな指標です。架電数が伸びないと出展者募集も進みません。例えば電話での獲得率が5%だとして、一日200件かければ10件、100件だと5件です。ここには大きな違いがあります。

どこに問題があるのかは分かりました。ではなぜ、架電数が伸びなかったのか。

更に分析を進めると、問題は架電自体ではありませんでした。PCの作業スピードにあることが分かりました。事務局では架電後、記録・引き継ぎのために架電内容のメモをPCに入力していました。しかしその入力にとても時間がかかっていました。

ささやかな工夫とアイデアで大きな改善に成功!

元々架電スタッフの対話レベルは高かったため、その後の獲得数は加速していきました。募集期間が終わってみれば、目標獲得数を大きく超えた結果を出すことができました。

そこで小さなことですが、入力メモに略語の導入、架電アタックリストにエクセルの関数を入れて整理しました。オペレーション面を使いやすくしたことで劇的に架電数が伸びました。

データ分析も含めおもてなしの心があってこそ

その他、タイミングや対象によって架電内容を変えるなどの調整を行いました。それも獲得率の向上につながりました。

弊社ではイベントに対する科学的なアプローチ、分析を非常に重要視しております。このような日々の分析や検証が結果につながりました。

また、更に弊社が企画から関わらせていただいた案件については、結果分析と報告だけでなく、必ず次回に向けてのご提案をさせていただいております。

弊社の企画業務についてはこちらをごらんください。

もちろんこの成功は、分析や検証だけがもたらしたものではありません。

弊社ではどんな種類のイベントや業務でも、「人を楽しませる」ということを大切にしています。架電スタッフの皆さんのおもてなしの心や、「出展して欲しい!」という熱意、そしてクライアント様も含めたチームワークがもたらした勝利です。

お客様のより良いイベント、事業の発展に向けて私たちは最良の方法を考え提案・実行いたします。

是非お気軽にご相談ください。

 

(Written by K.Tanaka)

概要

イベント形態
オンライン展示会
担当業務
展示会事務局運用

Other Works

その他実績

  • TOP
  • 実績紹介

Top of Page