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スピードと正確さを両立できた秘訣とは? 迫りくる時間、絶対に失敗できないプレッシャーの中で完璧に成功させたクイズイベント集計管理業務

 先日、ある流通関連企業のオンライン社員総会をサポートさせていただきました。豪華なセットが組まれ、一年を締めくくる忘年会としての意味も込められたこの総会は、あるクイズ番組をオマージュした演出が用いられました。弊社が担当したのはそのクイズの集計管理業務で、ZOOMでクイズに参加する社員の皆様の回答をZOOMの画面を見ながらリアルタイムで集計し、中間発表・最終発表のタイミングに合わせて順位とポイント数を配信画面に反映させていくという業務です。PCの前に座ってデータを打ち込んでいく地道な作業ですが、イベント会社ならではの計画力リスクマネジメントなどのエッセンスをふんだんに取り入れています。

 

ポイントは、イベントの進行に合わせて順位が変動していく中で、発表のタイミングに間に合うように素早く正確に点数を集計できるか、でした。

 

社員の皆様がしのぎを削ってクイズに参加されている中、集計の間違いで順位が変わってしまうなどということがあれば、皆様を大きく失望させてしまいます。作業は単純ですが、想像以上に気を遣う業務です。

クイズイベント

スタッフが手入力をする以上、入力や確認のミスが起こるリスクもあるため、事前のシミュレーションとプランニングでリスクをつぶし、問題が発生した際にもリカバリーできるような体制を準備しておく必要がありました。

 

そこで弊社は集計シートの作り方と集計方法、スタッフのポジショニングを中心に戦略を練りました。

 

まず1問あたりの所要時間、質問の形式・傾向、集計にかけられる時間などを洗い出しました。またほぼ全員が正解すると想定される問題は、予め点数を入力しておく、映像を使ったクイズなど出題時間が長い問題に入ったタイミングで、それまでの得点を集計する等、作業のフローとタイミングを細かく設計しました。その他、点数、順位、ランクなどがすぐに割り出せるように複数の関数の組み込みも行いました。 しかしそれでもヒューマンエラーは発生します。集計完了後も別スタッフがチェックをして、間違いがあれば修正をしていくというバックアップ体制も整えました。

 

そして最後は集計結果をスライドに入力し、配信画面に投影します。ここは完全にアナログ対応です。集計スタッフが読み上げていく結果を間違いないよう、一つずつスライドに入力していきました。
タイトなスケジュールでしたが、すべての結果発表のタイミングに間に合わせることができました!
華やかなセットや楽しい企画が展開される裏で、実はこの地道な作業がイベントの核となる部分を支えていました。

 

現場で刻々と変化していく状況に臨機応変に対応していく能力に加え、我々は事前段階において徹底的に計画とシミュレーションを行い、想定されるリスクをつぶすことを大切にしています。いわゆる「突発的なトラブル」というもののほとんどは想定できるリスクを想定していなかったことに起因します。

 

レアウェリナは時折、これでもかというほどお客様に質問をしたり、様々な可能性を考えるためにお時間をいただくこともありますが、その分安心して任せられると評価をいただいています。是非、お気軽にご相談ください!

(Written by: K. Tanaka)

概要

イベント形態
オンラインイベント
日程
1日
会場
イベントホール
担当業務
集計管理業務

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